به دلیل زمان بر بودن سفارش و تامین کالا از منابع مختلف (که گاهی در مناطق جغرافیایی دور قرار دارند)، هر تاخیر در حمل و نقل می تواند باعث تمام شدن موجودی، تامین نشدن به موقع و در نهایت کاهش فروش شود. کنترل منظم موجودی و دریافت هشدارهای نرم افزار، کمک می کند قبل از رسیدن کالا به وضعیت کمبود، برای تامین آن اقدام کنید.
برای مثال، فرض کنید یک شرکت برای تولید محصول خود به چند قطعه نیاز دارد و این قطعات را از تامین کنندگان خارج از شرکت تهیه می کند. اگر از زمان سفارش تا تحویل یک قطعه 10 روز زمان ببرد، این کار پر ریسک است که موجودی ناگهان تمام شود و تازه در همان لحظه اقدام به سفارش کنید؛ چون در این فاصله ممکن است تولید یا فروش متوقف شود.
در هنگام تعریف کالا، امکان تعیین حداقل و حداکثر موجودی برای هر کالا وجود دارد. تنظیم این مقادیر برای نمایش هشدارهای هنگام خرید و فروش و همچنین تهیه گزارش نقطه سفارش کاربرد دارد.
در گزارش نقطه سفارش، کالاهایی نمایش داده می شوند که موجودی آنها از حداقل موجودی تعریف شده کمتر است. با بررسی این فهرست می توانید سریع تر برای سفارش کالاهای ضروری اقدام کنید. نقطه سفارش یعنی سطحی از موجودی که وقتی موجودی کالا به آن می رسد، باید با توجه به زمان تامین و مصرف کالا، سفارش جدید ثبت شود.
