10 خطای رایج سامانه مودیان در فاکتور طلا

چرا صورتحساب طلا در سامانه مودیان خطا می خورد؟ (جواب سریع)

رایج ترین علت ها این هاست: الگوی اشتباه انتخاب شده، فیلدهای اختصاصی طلا (مثل اجرت ساخت، سود فروشنده، حق العمل، جمع کل) درست تکمیل نشده، یا قواعد کنترلی عددها و زمان رعایت نشده است. بهترین کار این است که قبل از ارسال، یک بار همین 10 مورد را چک کنید.

الگوی طلا، جواهر و پلاتین دقیقا چیست؟

در صورتحساب های نوع اول، چند الگو تعریف شده است که یکی از آنها الگوی طلا، جواهر و پلاتین است. این الگو علاوه بر اقلام معمول، چند فیلد اختصاصی دارد که در همین دستورالعمل معرفی شده: اجرت ساخت، سود فروشنده، حق العمل و جمع کل اجرت، حق العمل و سود.

نتیجه عملی: اگر برای فروش طلا و جواهر، این الگو انتخاب شود ولی فیلدهای اختصاصی درست تکمیل نشود یا اعداد با هم سازگار نباشند، احتمال خطا بالا می رود.

10 خطای رایج و روش کنترل قبل از ارسال

1) انتخاب الگوی اشتباه (طلا نیست، ولی فیلدهای طلا را می زنید یا برعکس)

• علامت رایج: فیلدهای طلا را پر کرده اید اما ساختار صورتحساب با الگو همخوانی ندارد.
• کنترل سریع: در نرم افزار یا تنظیمات صدور، مطمئن شوید الگو همان طلا، جواهر و پلاتین است (نه فروش عمومی، خدماتی و ...).

2) تکمیل نکردن فیلدهای اختصاصی طلا (اجرت، سود، حق العمل، جمع کل)

• علامت رایج: صورتحساب ارسال می شود اما در کنترل های سامانه، ناقص یا ناسازگار تشخیص داده می شود.
• کنترل سریع: برای الگوی طلا، مطمئن شوید این فیلدها (در صورت کاربرد) به شکل درست ثبت شده اند: اجرت ساخت، سود فروشنده، حق العمل، جمع کل اجرت، حق العمل و سود.

3) ناسازگاری جمع کل اجرت، حق العمل و سود با اجزای آن

در قواعد الگوی طلا، جمع کل باید با فرمول تعریف شده سازگار باشد: جمع کل = اجرت + حق العمل + سود.

• کنترل سریع: اگر هر کدام از اجزای اجرت، سود یا حق العمل را تغییر می دهید، جمع کل را هم همزمان اصلاح کنید.
• کنترل منطقی: جمع کل نمی تواند از هر یک از اجزای خودش کمتر باشد.

4) اجرت ساخت نامعتبر (منفی یا بزرگتر از حدود مجاز)

برای فیلد اجرت ساخت در الگوی طلا، قواعد کنترلی مشخصی وجود دارد (مثل منفی نبودن و بزرگتر نبودن از بعضی مقادیر مرجع).

• کنترل سریع: اجرت ساخت را منفی ثبت نکنید.
• کنترل سریع: اجرت ساخت نباید از جمع کل اجرت، حق العمل و سود بزرگتر باشد.

5) سود فروشنده نامعتبر (منفی یا بزرگتر از جمع کل)

• کنترل سریع: سود فروشنده نباید منفی باشد.
• کنترل سریع: سود فروشنده نباید از جمع کل اجرت، حق العمل و سود بزرگتر باشد.

6) حق العمل را در جای نادرست یا با شناسه کالا/خدمت نامرتبط ثبت می کنید

در قواعد الگوی طلا، حق العمل زمانی در صورتحساب ثبت می شود که شناسه کالا/خدمت مربوط به فعالیتهای حق العمل کاری طلا و جواهر باشد.

• کنترل سریع: اگر معامله شما حق العمل کاری نیست، وارد کردن حق العمل (یا انتخاب شناسه نامرتبط) ریسک خطا را بالا می برد.
• کنترل سریع: حق العمل نباید منفی باشد و نباید از جمع کل اجرت، حق العمل و سود بزرگتر شود.

7) شناسه کالا/خدمت را اشتباه یا ناقص وارد می کنید

برای صدور صورتحساب الکترونیکی، درج شناسه کالا/خدمت (عدد 13 رقمی) برای هر ردیف اهمیت دارد و فهرست آن از مسیرهای معرفی شده در اطلاعیه ها قابل دریافت است.

• کنترل سریع: طول شناسه کالا/خدمت را چک کنید (13 رقم).
• کنترل سریع: برای انتخاب شناسه درست، از فهرست رسمی شناسه ها استفاده کنید.

8) تاریخ و زمان صورتحساب با قواعد زمان بندی سازگار نیست

در قواعد دستورالعمل، برای تاریخ و زمان صدور و زمان ارسال محدودیت هایی آمده است (مثلا آینده نبودن تاریخ صدور، و فاصله داشتن ارسال از صدور در بازه تعیین شده).

• کنترل سریع: تاریخ صدور را آینده ثبت نکنید.
• کنترل سریع: ارسال را آنقدر عقب نیندازید که از بازه مجاز عبور کند.

9) شماره منحصر به فرد مالیاتی را درست تولید نمی کنید (یا با تاریخ داخل آن ناسازگار است)

در دستورالعمل، برای شماره منحصر به فرد مالیاتی (Tax ID) ساختار و کنترل هایی ذکر شده است. یکی از نکات مهم این است که تاریخ صدور باید با تاریخ درج شده در این شماره سازگار باشد.

• کنترل سریع: اگر شماره مالیاتی را سیستم تولید می کند، از تکراری نبودن و سازگاری تاریخ مطمئن شوید.
• کنترل سریع: در صورت اصلاح دستی تاریخ یا ساعت، ریسک ناسازگاری با شماره مالیاتی بالا می رود.

10) در صورتحساب های اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش، شماره مرجع را درست نمی زنید

اگر موضوع صورتحساب اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش باشد، طبق قواعد دستورالعمل باید شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع وجود داشته باشد و معتبر باشد. همچنین برای بعضی وضعیت ها، محدودیت های زمانی و شرط های وضعیت تایید صورتحساب مرجع هم ذکر شده است.

• کنترل سریع: شماره مرجع را دقیقا از صورتحساب مرجع بردارید (اشتباه تایپی یکی از علت های رایج خطاست).
• کنترل سریع: تاریخ صورتحساب اصلاحی یا برگشت از فروش باید بعد از تاریخ صورتحساب مرجع باشد.
• کنترل سریع: کارپوشه صادرکننده صورتحساب باید با کارپوشه ثبت کننده صورتحساب مرجع یکسان باشد.

چک لیست سریع قبل از ارسال

• الگو درست است: طلا، جواهر و پلاتین
• شناسه کالا/خدمت هر ردیف 13 رقمی و از فهرست رسمی انتخاب شده
• اجرت ساخت، سود فروشنده، حق العمل (اگر مربوط است) منفی نیستند
• جمع کل اجرت، حق العمل و سود با فرمول جمع اجزا سازگار است
• تاریخ صدور آینده نیست و ارسال از بازه مجاز خارج نشده
• Tax ID با تاریخ صدور ناسازگار نیست
• اگر اصلاحی/ابطالی/برگشت از فروش است: شماره مرجع معتبر و شرایط تاریخ و کارپوشه رعایت شده

اگر می خواهید روند صدور فاکتور طلا منظم تر شود

اگر روزانه فاکتور طلا و جواهر صادر می کنید، داشتن یک روند ثابت برای ثبت اقلام (اجرت، سود، حق العمل)، نگهداری سوابق و گزارش گیری کمک می کند خطاهای انسانی کمتر شود. برای آشنایی با راهکار تخصصی حسابداری طلا و جواهر، این صفحه را ببینید:

مشاهده نرم افزار حسابداری طلا و جواهر اونس

سوالات متداول

الگوی طلا، جواهر و پلاتین را از کجا بفهمم درست انتخاب کرده ام؟

اگر الگو درست باشد، فیلدهای اختصاصی طلا (مثل اجرت ساخت، سود فروشنده، حق العمل و جمع کل) در ساختار صورتحساب شما جای مشخص دارند و قواعد جمع و حدود آنها هم باید رعایت شود.

برای اصلاح یک فاکتور اشتباه، کافی است یک صورتحساب اصلاحی بزنم؟

وقتی موضوع صورتحساب اصلاحی است، باید شماره منحصر به فرد مالیاتی صورتحساب مرجع را درست و معتبر ثبت کنید و قواعد تاریخ و سایر شروط ذکر شده برای صورتحساب مرجع را هم رعایت کنید.

اگر حق العمل کاری ندارم، باید فیلد حق العمل را پر کنم؟

در قواعد الگوی طلا، حق العمل زمانی ثبت می شود که شناسه کالا/خدمت مربوط به فعالیتهای حق العمل کاری باشد. اگر معامله شما حق العمل کاری نیست، وارد کردن حق العمل یا شناسه نامرتبط می تواند باعث ناسازگاری شود.